在職場上，幾乎每個主管都會遇到這樣的情況：
員工主動來反映「我手上的工作太多了，要不要換給別人？」
這時候，最常見的錯誤做法就是——立刻答應，直接改派。

看似解決了眼前的問題，但卻容易帶來三個後遺症：

1. 其他人覺得分工不公平。
2. 工作沒有真正依據能力與難度分配。
3. 團隊只是在「救火」，而不是「改善結構」。

那麼，主管或行政應該怎麼做，才能既照顧員工感受，又維持團隊效率？

Step 1：先接住，但不要馬上改派

員工提出需求時，要讓對方知道聲音被聽到，但不要立刻答應。
正確做法是：把需求轉成任務 →「好，我們先來看看目前的工作量分布，再決定調整方式。」

Step 2：用「量表」做客觀評估

不要用感覺判斷誰比較忙，而是用簡單的量表：

• 案件數量
• 工作難度（簡單 / 中等 / 複雜）
• 所需時間
• 是否有期限壓力

這份量表能幫主管看出：到底是真的超量，還是因為工作難度分布不均。

Step 3：專業銜接，而不是單純換人

在調整任務前，主管要思考：

• 這份工作能不能被工具化、模組化？
• 是否需要培訓另一個人來補上能力？
• 有沒有部分工作可以分拆，而不是整包交出？

這樣，調整就不是「A做不動丟給B」，而是「透過結構化方式，讓任務可以被更多人承接」。

Step 4：回到均衡分工

最後，主管才能根據 量表結果＋專業支援 做出決定：

• 是重新分派？
• 還是用工具減少重複工作？
• 或者安排培訓，讓工作能被更多人分擔？

這樣的調整，既能回應員工需求，又能提升整個團隊的韌性。

小結

當員工說「我太忙了」時，主管不該只是「改派」，而是要啟動一套完整流程：
👉 接住 → 評估 → 專業銜接 → 均衡分工

這不僅能解決當下問題，更能幫助團隊逐漸形成「透明分工、可支援」的工作文化。

📌 這種方法，無論你在製造業、服務業、科技業，都能用這個邏輯來避免「工作分配靠感覺」的陷阱。

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本文撰稿：饒淑雯
力銘永續發展股份有限公司 顧問

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